Informationen zur Verarbeitung von Promotions- und Postdocbewerber*innendaten bei der Universität Stuttgart mit SAP SuccessFactors, gemäß Art. 13 und Art. 14 DSG-VO

Informationen nach Art. 13 und Art. 14 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO)

Die Universität Stuttgart nutzt SAP SuccessFactors für das Bewerbungsmanagement von Promotions- und Postdoc-Stellen. Nachfolgend möchten wir Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung dieses Dienstes informieren. 

1. Verantwortlich ist die

Universität Stuttgart
Keplerstraße 7
70174 Stuttgart
Telefon: +49 711 685-0
E-Mail: poststelle@uni-stuttgart.de
Internet: www.uni-stuttgart.de

2. Datenschutzbeauftragter

Universität Stuttgart
Datenschutzbeauftragter
Breitscheidstr. 2
70174 Stuttgart
Tel: +49 711 685-83687
Fax: +49 711 685-83688
E-Mail: datenschutz@uni-stuttgart.de

3. Technischer Ansprechpartner

Universität Stuttgart
SAP SuccessFactors Support
E-Mail: support-careers@uni-stuttgart.de

4. Verarbeitungsrahmen
4.1 Quellen und Kategorien von Daten

Zu den im Rahmen des Bewerbungsverfahrens verarbeiteten Kategorien personenbezogener Daten zählen Ihre Stammdaten (Titel, Name, Vorname, Staatsangehörigkeit), Kontaktdaten (etwa private Anschrift, Mobil- oder Telefonnummer, E-Mail-Adresse) sowie Ihre Lebenslauf- und Qualifizierungsdaten.

Zudem können wir im Rahmen der Durchführung des Bewerbungsverfahrens personenbezogene Kommunikationsdaten (Nutzerdetails, Inhaltsdaten, Verbindungsdaten sowie vergleichbare Daten) verarbeiten, insbesondere bei der digitalen Durchführung von Vorstellungsgesprächen, sofern die Vertragsanbahnung mithilfe von internetgestützten Kommunikationstools erfolgt, um den Ablauf des Bewerbungsverfahrens organisatorisch zu vereinfachen und den jeweils aktuellen Bedürfnissen von Bewerber*in und Verantwortlichen zu entsprechen.

Ihre personenbezogenen Daten übermitteln Sie an uns direkt im Rahmen des Bewerbungsprozesses bzw. werden uns von Ihnen in Ihren Bewerbungsunterlagen mitgeteilt.

4.2 Verarbeitungszweck und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSG-VO), des Grundgesetzes, dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz, des Landesdatenschutzgesetzes (LDSG) sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze (z. B. Landeshochschulgesetz (LHG), Landesbeamtengesetz (LBG), Landesbeamtenversorgungsgesetz (LBeamtVG), Beamtenstatusgesetz (BeamtStG) etc.) zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens.

4.2.1 Bewerbungsprozess und Profilerstellung

Die Datenverarbeitung im Rahmen des Bewerbungsprozesses dient der Durchführung des Auswahlverfahrens zur Begründung des Beschäftigungsverhältnisses. Die vorrangige Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSG-VO (Vertragsanbahnung/-durchführung mit dem Betroffenen) i. V. m. § 15 LDSG i. V. m. §§ 83-85 LBG.

Sollten die Daten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens ggf. zur Rechtsverfolgung erforderlich sein, kann eine Datenverarbeitung auf Basis der Voraussetzungen von Art. 6 DSG-VO, insbesondere zur Wahrnehmung von berechtigten Interessen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSG-VO erfolgen. Unser Interesse besteht dann in der Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen.

Für den Fall, dass Sie uns besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 Abs. 1 DSG-VO als Bestandteil Ihrer Bewerbungsunterlagen zukommen lassen (bspw. Angaben zu Schwerbehinderung), verarbeiten wir diese auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. a DSG-VO i. V. m. § 15 Abs. 2 LDSG. Diese Angabe erfolgt freiwillig. Besondere Kategorien personenbezogener Daten werden durch uns nicht im Rahmen des Auswahlverfahrens benötigt bzw. abgefragt.

Die Nutzung unseres Bewerbungssystems sowie die damit einhergehende Profilerstellung im Rahmen der Anmeldung werden für den Bewerbungsprozess vorgegeben und sind somit ebenfalls über die genannten Rechtsgrundalgen abgedeckt.

Sollten wir beabsichtigen, Ihre personenbezogenen Daten für einen oben nicht genannten Zweck zu verarbeiten, werden wir Sie zuvor darüber gesondert informieren.

Wenn Sie sich auf eine konkrete Stelle bewerben, legen Sie sich ein Kandidat*innenprofil an und laden die in der Ausschreibung geforderten Unterlagen hoch. Nach Absenden Ihrer Bewerbung erhalten Sie umgehend eine Eingangsbestätigung per Mail und wir erhalten eine Information zum Bewerbungseingang. Nun werden wir Ihre Bewerbung zunächst formal und dann fachlich/inhaltlich prüfen. Wenn Unterlagen fehlen, werden wir Sie darum bitten diese nachzureichen, z.B. durch Upload in Ihrem Profilbereich. Nach den genannten Vorprüfungen werden die entscheidungsverantwortlichen Personen/Gremien Ihre Bewerbung sichten und entscheiden, ob Sie zu einem Gespräch eingeladen werden. Gespräche können telefonisch, virtuell oder persönlich stattfinden. Nach Abschluss einer oder mehrerer Gesprächsrunden werden die entscheidungsverantwortlichen Personen/Gremien in ihre Entscheidung einbeziehen. Wenn wir uns für Sie entschieden haben, kontaktieren wir Sie und bekunden unser Interesse. Wenn auch Sie an einer Zusammenarbeit interessiert sind, vereinbaren wir das gemeinsame weitere Vorgehen, z.B. hinsichtlich der Erstellung einer Promotionsvereinbarung oder des Vertrags.

Sollte Ihre Bewerbung nicht erfolgreich sein, informieren wir Sie darüber per Mail.

Besonderheiten bei ausländischen Bewerbungen
Bei ausländischen Bewerbungen wird die Gleichwertigkeit des ausländischen Abschlusses über eine automatische Schnittstelle vorgeprüft und mit einer Kopie der Anabin-Datenbank abgeglichen, die vom Unterauftragnehmer CASE GmbH verwaltet wird. Anabin (Anerkennung und Bewertung ausländischer Bildungsnachweise) ist eine Datenbank, die Informationen zur Bewertung ausländischer Bildungsnachweise bereitstellt. Mithilfe der Datenbank werden ausländische Abschlüsse im deutschen Bildungssystem eingestuft (Anabin, siehe: https://anabin.kmk.org/anabin.html).

Das Ergebnis der Gleichwertigkeitsvorprüfung wird anschließend manuell überprüft und führt nicht zu einer automatischen Entscheidung.

4.2.2 Bewerber*innen-/Talentpool

Sie haben zudem die Möglichkeit, Ihr Profil sowie Ihre Bewerbungsunterlagen, ergänzend zu Ihrer Bewerbung auf eine konkrete Stelle, auch für den Talentpool freizugeben. Ebenfalls ist die Erstellung eines Kandidat*innenprofils, unabhängig von einer konkreten Bewerbung, möglich. In diesem Fall erlauben Sie uns, alle gemachten Angaben aktiv zu durchsuchen („active Sourcing“), um Sie ggf. als passende*n Kandidat*in für eine Stelle zu identifizieren. Der Zugriff auf Ihr Profil und Ihre hochgeladenen Dokumente beschränkt sich dabei auf zwei Personenkreise:

Personen, die mit allgemeinen Organisations- und Koordinationsaufgaben im Recruitingprozess betraut sind und gezielt nach Kandidat*innen mit bestimmten Attributen suchen sollen, beispielsweise Erfahrung in einem bestimmten Forschungsfeld.

Personen, die die Gesamtverantwortung für den Recruitingprozess und das Bewerbungsmanagement in Ihrem Bereich (z.B. Institut oder Abteilung) haben.

In diesen Fällen können grundsätzlich alle Informationen als Suchkriterium genutzt werden, die Sie in Ihrem Kandidat*innenprofil eingetragen haben. Auf Basis dieser Suchvorgänge können interessante Kandidat*innen gezielt gefunden und anschließend kontaktiert werden.

In beiden Fällen erfolgt die Verarbeitung aufgrund Ihrer freiwillig abgegebenen Einwilligung und somit auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSG-VO. Die erteilte Einwilligung können Sie jederzeit in Ihrem Kandidat*innenprofil mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Wir holen Ihre Einwilligung ein, indem Sie vor dem Anlegen Ihres Profils der Verarbeitung ihrer Daten in einer der zwei folgenden Ausprägungen zustimmen:

Mein Profil darf nur für die Stellen berücksichtigt, werden, für die ich mich bewerbe.

Mein Profil darf für alle passenden Stellen der Universität Stuttgart berücksichtigt werden. Im Falle einer passenden Stelle werde ich hierüber per E-Mail benachrichtigt. Hierfür erteile ich meine Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSG-VO, welche ich jederzeit per E-Mail unter: datenschutz@uni-stuttgart.de widerrufen kann. Ihre Einstellungen können Sie jederzeit über Ihr Konto/Kandidat*innenprofil ändern.

Wenn Sie ein Kandidat*innenprofil angelegt haben und eingewilligt haben, dass wir Sie aktiv suchen dürfen, können berechtigte Mitarbeiter*innen, die mit dem Bewerbungsmanagement und Recruitingprozessen in den jeweiligen Einrichtungen betraut sind, auf Ihre angegebenen Daten und hochgeladenen Dokumente zugreifen und nach gewählten Kriterien, z.B. fachlicher Hintergrund, durchsuchen. Wenn Interesse an Ihrem Profil besteht, nehmen wir mit Ihnen Kontakt auf.

4.2.3 Nutzungs-/ Bearbeitungsmöglichkeiten

Sie haben jederzeit die Möglichkeit das Kandidat*innen-Profil mit Informationen zu Ihrer Person zu ergänzen sowie zusätzliche Informationen/Dokumente bereitzustellen. Sie können alle, für die konkrete Bewerbung geforderten Unterlagen und Angaben sowie Ihre Profilinformationen selbstständig einpflegen und bearbeiten. Sie können über Ihr Profil den aktuellen Status Ihrer Bewerbung jederzeit einsehen. Neben den als Pflichtfeld gekennzeichneten Daten können Sie auch weitere, freiwillige Angaben machen und Unterlagen hochladen.

Sie können die Teilnahme an einem Bewerbungsprozess sowie dem Talentpool jederzeit durch Löschung Ihres Profils beenden. Sie treten damit von allen aktivierten und nicht abgeschlossenen Bewerbungen, auch von zugesagten Bewerbungsvorgängen, zurück. Auch haben Sie die Möglichkeit Ihre Bewerbungen jederzeit zurückziehen (weitere Informationen siehe Abschnitt 2.6 Löschung Daten und Speicherfristen).

4.3 Folgen einer Nichtbereitstellung von Daten

Im Rahmen Ihrer Bewerbung müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für das Auswahlverfahren zur Begründung des Beschäftigungsverhältnisses und der Erfüllung der damit verbundenen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir nicht in der Lage sein, die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses mit Ihnen zu treffen.

Sofern Sie nicht am Bewerber-/Talentpool teilnehmen wollen, erfolgt keine Weitergabe Ihrer Daten an weitere Stellen und wir werden Sie nicht mit ggf. interessanten Optionen kontaktieren. Ihre Daten werden dann ausschließlich im Rahmen des konkreten Bewerbungsprozesses verarbeitet.

4.4 Automatisierte Einzelfallentscheidungen (einschließlich Profiling)

Wir setzen keine rein automatisierten Entscheidungsverfahren einschließlich gemäß Art. 22 DSG-VO ein.

4.5 Empfänger der Daten

Ihre Bewerberdaten werden nach Eingang Ihrer Bewerbung von den Personen gesichtet, die den Bewerbungsprozess betreuen und koordinieren. Geeignete Bewerbungen werden dann intern an die entscheidungsverantwortlichen Personen/Gremien für die jeweils offene Position weitergeleitet. Je nach Aufbau- und Ablauforganisation der ausschreibenden Einrichtung wird Ihre Bewerbung ggf. von dazu beauftragten Personen formal und inhaltlich vorgeprüft. Situativ können zudem Vorstandsgenehmigungen nötig sein. Innerhalb der Universität haben grundsätzlich nur die Personen Zugriff auf Ihre Daten, die dies für den ordnungsgemäßen Ablauf unseres Bewerbungsverfahrens benötigen. Hierfür wird ein entsprechendes Rollen-/Rechtekonzept mit abgestuften Rechten und Verarbeitungsmöglichkeiten eingesetzt.

Wir nutzen für den Bewerbungsprozess einen spezialisierten Software-Anbieter (SAP - Modul Recruiting SuccessFactors). Dieser wird als Dienstleister für uns im Rahmen der Bereitstellung des Systems als SaaS-Lösung (Software as a Service) tätig. Der Betrieb des Systems (Hosting) sowie die Speicherung und die weitere Verarbeitung Ihrer Daten (bspw. Wartung und Pflege des Systems) erfolgt ausschließlich innerhalb der europäischen Union in zertifizierten Rechenzentren. Wir haben mit diesem Anbieter einen sogenannten Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen, der sicherstellt, dass die Datenverarbeitung in zulässiger Weise erfolgt.

Eine Übermittlung Ihrer Daten in Drittstaaten erfolgt nicht.

4.6 Löschung von Daten und Speicherfristen

Ihre Daten werden in keinem Fall automatisch aus dem Bewerberdatensystem in unser Personalinformationssystem überführt.

Ganz gleich, ob Sie eine Absage oder Zusage erhalten haben, werden Ihre Bewerbungsunterlagen vier Monate nach dem Zugang der Zusage oder Ablehnung gelöscht, sofern eine längere Speicherung nicht zur Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Eine Löschung Ihres Kandidat*innenprofils ist davon unabhängig und erfolgt automatisch maximal 6 Monate nach Ihrem letzten Log-In im Bewerbungsportal, sofern Sie Ihr Benutzerkonto nicht zuvor aktiv über die Funktion „Benutzerkonto löschen" entfernen. Eine Woche vor Ablauf der 6-Monatsfrist Ihres Profils informieren wir Sie per Mail über die anstehende Löschung. Durch einen erneuten Login beginnt diese Frist, neu und Ihr Profil wird nicht gelöscht.

Sie können die Teilnahme an einem Bewerbungsprozess sowie dem Talentpool jederzeit durch Löschung Ihres Profils beenden. Sie treten damit auch von allen aktiven und nicht abgeschlossenen Bewerbungen zurück. Ihr Profil und evtl. bestehende Bewerbungen werden daraufhin nach den gesetzlichen Vorgaben aus dem System gelöscht.

Sie können Ihre Bewerbungen jederzeit zurückziehen, die Bewerbungsdaten werden dann nach den gesetzlichen Vorgaben gelöscht.

5. Ihre Rechte

In der Folge klären wir Sie über Ihre Betroffenenrechte nach Kapitel 3 DSG-VO auf. Ihre Anträge über die Ausübung Ihrer Rechte sollten nach Möglichkeit schriftlich oder per E-Mail an die oben angegebene Anschrift oder direkt schriftlich oder per E-Mail an unseren Datenschutzbeauftragten adressiert werden.

Sie haben das Recht, von uns Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten Daten nach den Regeln von Art. 15 DSG-VO (ggf. mit Einschränkungen nach § 9 LDSG) zu erhalten.

Auf Ihren Antrag hin werden wir die über Sie gespeicherten Daten nach Art. 16 DSG-VO berichtigen, wenn diese unzutreffend oder fehlerhaft sind.

Wenn Sie es wünschen, werden wir Ihre Daten nach den Grundsätzen von Art. 17 DSG-VO löschen, sofern andere gesetzliche Regelungen (z.B. gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder die Einschränkungen nach § 10 LDSG) oder ein überwiegendes Interesse unsererseits (z. B. zur Verteidigung unserer Rechte und Ansprüche) dem nicht entgegenstehen.

Unter Berücksichtigung der Voraussetzungen des Art. 18 DSG-VO können Sie von uns verlangen, die Verarbeitung Ihrer Daten einzuschränken.

Ferner können Sie gegen die Verarbeitung Ihrer Daten Widerspruch nach Art. 21 DSG-VO einlegen, aufgrund dessen wir die Verarbeitung Ihrer Daten beenden. Dieses Widerspruchsrecht gilt nur bei Vorliegen besonderer Umstände Ihrer persönlichen Situation, wobei Rechte unseres Hauses Ihrem Widerspruchsrecht ggf. entgegenstehen können.

Auch haben Sie das Recht, Ihre Daten unter den Voraussetzungen von Art. 20 DSG-VO in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder sie einem Dritten zu übermitteln.

Darüber hinaus haben Sie das Recht, eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten jederzeit uns gegenüber mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.

Ferner steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu (Art. 77 DSG-VO). Wir empfehlen allerdings, eine Beschwerde zunächst immer an unseren Datenschutzbeauftragten zu richten.

Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde erreichen Sie unter:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit
Lautenschlagerstraße 20
70173 Stuttgart
Tel.: 0711/615541-0
E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de

6. Gültigkeit dieser Informationen

Wir behalten uns vor, den Inhalt dieser Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen. Dies erfolgt in der Regel bei Weiterentwicklung oder Anpassung der eingesetzten Dienste. Die aktuelle Datenschutzerklärung können Sie stets auf unserer Webseite einsehen. 

Stand dieser Erklärung: 15.02.2022

7. Weiterführende Informationen

Diese und weitere Datenschutzinformationen der Universität Stuttgart finden Sie unter
https://www.uni-stuttgart.de/datenschutz/